7 dicas para aumentar a produtividade durante o dia de trabalho

Conheça 7 dicas para aumentar a sua produtividade 

 

A diferença fundamental entre as pessoas mais produtivas e as menos produtivas é a forma como cada uma gere o seu tempo.

Caso ainda não tenha pensado sobre isto, digo-lhe com toda a convicção que o nosso bem mais precioso é o tempo. Depois de consumido/gasto nunca mais o voltamos a ter. Por essa razão, deve gerir o seu tempo de forma a tirar o máximo de proveito do seu dia, não só em termos profissionais, mas também na sua vida familiar e pessoal.

Com este artigo, pretendo dar-lhe a conhecer algumas dicas, que para mim são muito úteis, no que diz respeito à gestão eficaz do dia de trabalho. Não quero com isto dizer, que estas dicas poderão aplicar-se a todos os leitores, no entanto, acredito que estas dicas poderão ser o ponto de partida para tornar um dia de trabalho o mais rentável e produtivo possível. Vamos a isto?

 

Dica n. º 1: Faça uma lista, diariamente, com todas as tarefas que pretende realizar durante esse dia. A regra é que o seu dia de trabalho só termine, quando todas essas tarefas estiverem terminadas. Se chegou ao final do dia, com todas as tarefas executadas, então nesse caso fique feliz, agradeça e se possível recompense-se a si próprio 😊

O número de tarefas diárias, poderá variar mediante a tipologia da tarefa ou até da quantidade de tarefas que consegue executar num só dia. Eu, por exemplo, sinto-me confortável com 7 a 8 tarefas por dia. Algumas tarefas demoram apenas alguns minutos para serem executadas, outras poderão demorar algumas horas.

Compre um caderno ou uma agenda (se preferir use uma app) onde poderá escrever a sua “To Do List” do dia, e vá colocando vistos consoante uma determinada tarefa esteja concluída.

Se possível, faça também uma lista de tarefas para o mês e para o trimestre. Vá consultando diariamente essas listas, de forma a colocar algumas dessas tarefas na sua “To Do List” do dia.

 

Dica n. º2: Decida qual o tema para o seu dia, isto é, qual será a atividade principal que irá desenvolver durante o dia, ou para qual projeto irá trabalhar durante esse dia.

Imagine que tem um site de e-commerce e um canal no Youtube, poderá por exemplo, dedicar um dia a gravar vídeos para o seu canal do youtube, responder a comentários, elaborar uma estratégia para fomentar o número de subscritores e até listar uma série de tópicos ou temas para os quais deverá produzir conteúdo nas próximas semanas.

É importante definir qual o tema principal do seu dia. Saltar entre projetos ou executar tarefas de áreas distintas pode reduzir substancialmente a sua produtividade. Por exemplo, se decidir tirar um dia para arrumar o escritório, irá perceber que se apenas fizer isso nesse dia, demorará menos tempo e ficará tudo muito mais bem organizado.

 

Dica n. 3º: Classifique as suas tarefas de A a C consoante o seu grau de importância, em que A é muito importante, B é importante e C é pouco importante. Dessa forma, comece sempre por executar as tarefas muito importantes, depois as importantes e por fim as pouco importantes. Se poder delegar as tarefas pouco importantes, delegue! Dessa forma liberta mais o seu dia, e foca a sua atenção nas tarefas muito importante.

 

Dica n. 4º: Não atrase as tarefas mais importantes, principalmente as que demoram mais tempo ou são mais complicadas. Já ouviu falar na Lei de Parkison? Esta lei dita que uma tarefa se avolumará em importância e complexidade (percetíveis) em relação ao tempo acordado para a sua conclusão. É a magia do prazo iminente. Se tiver 24 horas para completar um projeto, a pressão do prazo força-o a concentrar-se na execução da tarefa e não tem outra opção senão fazer apenas as coisas essenciais. Se dispensar de uma semana para completar a mesma tarefa, são seis dias a tornar a tarefa mais complexa e a debater-se com pormenores pouco relevantes.

 

Dica n.º 5: Não preencha em demasia o seu dia com tarefas pouco relevantes. Deixe sempre um espaço na agenda para possíveis imprevistos. Se a agenda for demasiado apertada, pode não conseguir concluir todas as tarefas programadas para esse dia (não é essa a ideia, pois não?). Por outro lado, se tiver um imprevisto e alguma tarefa muito urgente que surja durante o dia, e se não tem essa flexibilidade na agenda, esse fator pode conseguir destabilizar todo o seu dia de trabalho, e, por conseguinte, diminuir o seu foco e a sua produtividade.

Dica n.º 6: Desligue as notificações em todos os seus equipamentos eletrónicos. Diariamente somos bombardeados com dezenas ou até centenas de notificações, que quebram drasticamente a nossa produtividade. Desligue a notificação de novos emails, das redes sociais, das apps de compras online, desligue TUDO, e foque-se apenas nas tarefas que programou para o dia. Se puder, reserve uns minutos ao início da manhã e outros tantos ao final da tarde para responder a emails. Não pare o que está a fazer para responder a um email que acabou de chegar ou atender uma chamada. Esses são os grandes consumidores do nosso tempo e os grandes causadores das nossas perdas de produtividade.

 

Dica n.º 7: Comprometa-se com a mudança. Se realmente quer tornar o seu dia mais produtivo, gerindo de forma mais eficaz o seu bem mais precioso (o tempo), não arranje desculpas. Comprometa-se consigo mesmo a não desistir à primeira dificuldade de alterar em seu comportamento.

As estatísticas dizem que é necessário 21 dias para ganhar um novo hábito e 90 dias para alterar um estilo de vida. Se realmente tem vontade de implementar esta mudança na sua vida, não desista!

 

Conhece outras dicas, para aumentar a produtividade durante o dia de trabalho? Partilhe connosco 😉 Envie-nos um email com a sua opinião e as suas dicas para: info@onethousand.pt.

 

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